Dein Second Brain: Wie du die perfekte To-Do-Liste für dein Leben erschaffst

Ich habe wirklich versucht, mich kurz zu halten, aber ich habe so viel Wissen und Tricks, die ich mit dir teilen möchte, dass es ein wenig eskaliert ist 😄. Ich versuche, nur so viel ins Detail zu gehen, dass du dir gleich etwas mitnehmen kannst – die Detailausarbeitung kannst du dann gern mit mir zusammen machen. Aber legen wir los:

Ich liebe Produktivitätsoptimierung. Es macht mich glücklich, Abläufe und Prozesse zu verbessern und Dinge auf die effizienteste Art zu erledigen. Egal in welchem Lebensbereich: Sei es, wie du eine Paprika schneidest, ohne Fruchtfleisch zu verlieren, oder im Arbeitsbereich eine Software so einzurichten, dass alle Shortcuts und Menüs genau da sind, wo du sie brauchst – für die kürzesten Maus- und Klickwege. Zum Teil ist das eine Berufskrankheit als UX-Designerin, zum anderen hat mir diese Herangehensweise durch viele schwierige Phasen in meinem Leben geholfen. Struktur und Optimierung führten mich zum Erfolg, gaben mir Selbstvertrauen und vor allem Sicherheit.

Von Kindheits-Listen zum ausgereiften To-Do-System

Deshalb liebe ich schon seit meiner Kindheit Listen. Bereits mit 8 Jahren habe ich mir eine Liste zum Zimmer aufräumen gemacht, weil ich schon damals die Freude des Dopamin-Kicks beim Abhaken spürte und das Gefühl hatte, weniger zu vergessen, während ich anfing, mit den Dingen zu spielen, die ich eigentlich aufräumen sollte. Egal wofür: Du nennst es – ich habe eine Liste dafür. IMDb-Watchlist, Shared Einkaufsliste mit meinem Mann, Playlists für verschiedene Momente auf Spotify, Bücher-Must-Reads und meine allerwichtigste Liste: Meine Daily To-Dos.

Diese Liste habe ich über die letzten 10 Jahre immer wieder komplett über den Haufen geworfen, weil sie bisher nie richtig funktioniert hat. Doch jetzt habe ich sie: die für mich perfekte ToDo-Liste for Life! Aber fangen wir von vorne an. Hier meine 6 Struggles, die ich bisher beim Benutzen hatte und die du sicher auch kennst:

• Du wirst nicht fertig
  Deine Liste ist am Ende des Tages nicht fertig, du schiebst Tasks auf den nächsten Tag und da der Tag schon geplant war, hast du auch da wieder zu viel auf der Liste: Ein mühsamer Domino-Effekt.
  
• Du vergisst ganze Lebensbereiche
  Die “Verwaltungsaufgaben” des Lebens fallen durchs Raster: Arzttermine, Steuererklärungen, Behördengänge oder wichtige Gespräche mit Versicherungen. Diese wichtigen, aber selten “dringenden” Aufgaben landen oft nirgendwo – bis sie zu echten Problemen werden oder in letzter Minute erledigt werden müssen. Das sind ja keine “echten” ToDos. Oder doch?
  
• Du schreibst nur die “sichtbaren” Dinge auf
  Wir notieren die großen Projektaufgaben, vergessen aber die unsichtbare Arbeit: Recherche-Zeit, E-Mails beantworten zwischen Meetings, Feedback geben oder Team-Abstimmungen. Diese Mikro-Tasks stehlen heimlich 2-3 Stunden täglich, und du wunderst dich, warum deine “eigentlichen” Aufgaben unerledigt bleiben.
  
• Du schmeißt wahllos Dinge an einem Tag zusammen
  Weil du dir denkst “das gehört gemacht, das ist dringend”, hast du dann Tage mit einfachen und Tage mit mühsamen Tasks. Du musst manchmal abbrechen, weil du merkst, dass Aufgaben voneinander abhängig sind und du A gar nicht machen kannst, bevor du nicht B gemacht hast.
  
• Du planst nur kurzfristig
  Und musst deshalb alle paar Tage oder jede Woche eine neue Liste erstellen. Das kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern verhindert auch, dass du den Überblick über längerfristige Projekte behältst. Ohne Weitblick überraschen dich plötzlich Deadlines, wichtige Vorbereitungen fallen unter den Tisch, und du kommst immer wieder in die Stress-Spirale des Last-Minute-Managements.
  
• Die Liste ist nicht immer verfügbar
  Die beste Liste bringt nichts, wenn du sie nicht jederzeit aufrufen kannst und sie nicht mit deinen anderen Hilfssystemen verbunden ist.

Das Resultat

Die Liste funktioniert nicht, du bist frustriert und obwohl du mega viel gearbeitet hast, hast du am Ende des Tages das Gefühl, nichts fertig gebracht zu haben. Ich persönlich bin an den Tagen, an denen sich die ToDos aufgeschoben und angesammelt haben, dann schon in eine Paralyse der Überforderung gerutscht, wo ich gar nichts mehr machen konnte außer meine blöde Liste anzustarren und meine innere Kritikerin sagen zu hören, wie faul ich bin und was jetzt alles passiert, weil ich XYZ nicht fertig habe.

Daraus ergaben sich viele Last-Minute-Nachtschichten, stressiges Runterarbeiten wie eine Maschine und die totale Erschöpfung. Meine unausgereifte Organisation hat auf jeden Fall zu meinem Burnout 2016 beigetragen, und es sollte noch 8 weitere Jahre und einige Arbeitsformen dauern, bis ich den Dreh raus hatte. Heute bin ich der Meinung, dass Self-Management flexibel genug sein muss, um sich persönlicher Weiterentwicklung und den sich ändernden Lebensumständen anzupassen. Du darfst und sollst die Rädchen deiner Systeme und Routinen nachbessern und verändern.

Mein heutiges System basiert auf folgenden 8 Grundlagen:

• Plane realistisch
  Wir alle haben eine komplett verzerrte Wahrnehmung, wenn es um unsere eigene Kapazität geht. Wusstest du, dass Unternehmen mit einer Auslastung von ca. 70% pro Person rechnen und planen? Der Rest ist für Urlaube, Krankenstände, Weiterbildungen, administrative Tätigkeiten oder unvorhersehbare Ereignisse geblockt. Wir machen das bei uns selbst nicht – im Gegenteil: Wir sind sogar oft noch strenger mit uns selbst. Wir denken: “Ich habe 8 Stunden Zeit, also plane ich meine 8 Stunden voll.” Wir vergessen Pausen, wir vergessen unsichtbare ToDos, wir überlegen nicht, wie viel Kraft uns ein Task im Vergleich zu einem anderen kostet, und wir planen keine Zeit für Kreativität ein. Und Kreativität braucht Langeweile. Wann war dir das letzte Mal langweilig?
  
• Finde die Tools deiner Wahl
  Ich liebe es, für bestimmte Dinge perfekte Apps zu benutzen. Allerdings bin ich auch sehr froh, wenn ich möglichst viel in einer Lösung abbilden kann, um nicht 20 Apps für meine Strukturen zu benötigen. Ich persönlich nutze Notion für den größten Teil meiner Organisation (Listen, ToDos, Doku, Projektmanagement, Datenbanken, etc.), gepaart mit Toggl zum Tracken meiner Zeiten und Notion Calendar bzw. Google Calendar, um meine Termine zu planen und den Überblick zu behalten. Weiters habe ich noch eine Smart Watch – ja, weil ich Daten und Listen liebe und meine Schritte und meinen Schlaf analysieren kann – aber vor allem auch, weil meine Uhr mir Termine und Nachrichten anzeigt, ohne dass ich gleich am Handy Social Media öffne. Und ich kann mir Wecker stellen, die entspannt an meinem Handgelenk vibrieren und nicht nervig laut läuten.
  
• Denke groß
  Schau dir am Jahresende dein nächstes Jahr an: Was hast du vor? Welche Projekte möchtest du angehen? Welche Tasks kommen auf dich zu, von denen du jetzt schon weißt? Welche wöchentlich wiederkehrenden Termine kannst du schon eintragen? Hast du Aus- oder Fortbildungen, Urlaube oder große Lebensprojekte geplant? Je mehr du schon bei der Jahresplanung rein packst, desto weniger musst du später hinzufügen, desto weniger leicht vergisst du Dinge und überplanst dich.

• Kenne dein Energie-Budget
  Ich bewerte meine Tasks nach Energieaufwand auf einer Skala von +4 bis -4:
  
  • +4 steht für “HYPERFOKUS” – ist also etwas Positives, was mir Spaß macht, kostet aber trotzdem viel Energie – deshalb Wert 4, weil es viel Zeit braucht, die dafür geblockt werden muss.
  • 1 steht für “Neutral”, ist also der kleinste Aufwand und hat kein + oder -, weil neutral.
  • 0 gibt es nicht, denn das wäre unrealistisch.
  • Weiter geht es mit Minus-Tasks, die eher anstrengend sind und weniger Spaß machen, bis hin zum absoluten Endgegner -4 “SEND HELP”.
    
    Ich weiß dann, dass ich an einem Tag mit einem -4 Task keine weiteren einplane. Bei einem +4 Task plane ich mir eventuell noch einen, maximal zwei Mini-Aufgaben dazu. Das hilft dir zu verstehen, dass du jeden Tag nur ein gewisses Energie-Budget hast – und deinem Körper ist es ziemlich egal, wenn du dich überplanst. Irgendwann streikt er nämlich.
    
• Pflege deine To-Do-Liste
  Mach die Pflege deiner ToDo-Liste zum ersten Punkt deiner täglichen ToDos. Jeden Tag checkst du, was heute noch alles anfällt, was du vielleicht vergessen hast, was vielleicht nicht mehr aktuell ist. Jeden Sonntag nutze ich 15 Minuten, um dasselbe mit meiner kommenden Woche zu machen: Woran muss ich denken? Was ist dazugekommen, was ich noch nicht eingeplant habe?
  
• Nutze mehrere Kanäle
  In verschiedenen Situationen brauchst du verschiedene Formen von Apps, die dich unterstützen. Die tollste ToDo-Liste hilft nichts, wenn sie irgendwo im Laptop verstaubt, während du unterwegs bist. Auch am Wochenende ist es so leichter, außerhalb vom klassischen Work-Mode Dinge nicht aus den Augen zu verlieren. Ich habe zum Beispiel Termine und dringende ToDos in meinem Kalender. Beim Google Calendar kann man neben klassischen Terminen Tasks erstellen, die man abhakt, und solange das nicht passiert, werden sie oben als Statusmeldung angezeigt. Das nutze ich für wichtige ToDos, die ich unbedingt an dem Tag erledigen möchte. Weiters nutze ich das Kalender-Widget auf meinem Android-Telefon, um meine heutigen Termine direkt zu sehen, wenn ich das Handy entsperre. Meine Daily Notion ToDos habe ich als Mini-Widget jederzeit griffbereit.
  
• Mach es dir einfach
  Mein Notion Board habe ich deshalb “Second Brain” genannt und es ist so optimiert, dass es alle meine Bedürfnisse erfüllt und es mir so leicht wie möglich macht, dranzubleiben. Zum Beispiel habe ich meine Task-Datenbank geteilt in eine “Alle”-Ansicht (die ich selten aufmache) und eine “Heute”-Ansicht, wo ich nur meine heutigen ToDos sehe. (Siehe Screenshot weiter oben) Die sind kategorisiert nach Typ, Name, Energie, Datum, Wichtigkeit u.v.m. Weiters ist die Liste so gefiltert, dass die abgehakten verschwinden und ich dann nur noch sehe, was offen ist. Dann habe ich noch ein Element in der Sidebar, das “Quick Input” heißt. Hier knalle ich alle spontanen Ideen und Einfälle rein – egal ob am PC oder unterwegs am Handy. Ich kann hier schnell auf “+Neu” drücken, reinschreiben, was ich will, und zumachen. Das nächste Mal, wenn ich in Ruhe am PC sitze, schaue ich mir meine Liste an und kann diese Dinge gleich in Tasks umwandeln oder ausarbeiten.
  
• Sei kreativ
  Ich habe in meinem “Second Brain” wirklich alles, was mir am Herzen liegt – nicht nur Arbeit, sondern mein ganzes Leben. Es ist wie ein treuer Begleiter geworden, der mir hilft, die kleinen Freuden des Alltags nicht zu vergessen. Mein Daily Mood-Tracker zeigt mir, wie meine emotionale Reise verläuft, und meine Daily Habits Liste erinnert mich liebevoll daran, für mich selbst zu sorgen – sei es durch Wasser trinken, Supplemente nehmen oder meine Tiere zu füttern. In meiner Projektdatenbank verknüpfe ich nicht nur berufliche Tasks, sondern auch Herzensangelegenheiten – von der Gartenplanung für Gemüse bis hin zu Traumreisen, die ich eines Tages unternehmen möchte. Es gibt mir ein wunderbar beruhigendes Gefühl zu wissen, dass meine Rezeptsammlung, Reisewünsche und Bücherträume alle einen sicheren Platz haben. Pass deine Hilfsmittel so an, dass sie nicht nur deine Produktivität steigern, sondern dir auch ein Lächeln ins Gesicht zaubern und dein Leben reicher machen.

Ist dir schon schwindelig?

Das klingt vielleicht jetzt im ersten Moment alles mega aufwändig und kompliziert, aber der Schein trügt. Das Setup ist ein einmaliger Aufwand, für den du dir 1-2 Tage ungestörte Zeit einplanen solltest. Aber wenn die Basis mal da ist, dann ist dein “Second Brain” low maintenance. Denk daran, dass Rom auch nicht an einem Tag erbaut wurde – gib dir Zeit, experimentiere mit verschiedenen Ansätzen und sei geduldig mit dir selbst. Du musst nicht sofort das perfekte System haben. Starte mit den Grundlagen und erweitere es nach und nach, während du herausfindest, was für dich am besten funktioniert. Der Aufbau eines persönlichen Produktivitätssystems ist selbst eine Reise, die sich kontinuierlich weiterentwickelt – genau wie du.

Grillenzirpen im Kopf

Abschalten funktioniert am besten, wenn alles aus dem Hirn rauskommt und du nicht ständig das Gefühl hast, auf etwas zu vergessen. Mein Second Brain, meine Uhr und mein Kalender helfen mir genau dabei. Fällt mir etwas ein, kann ich es gleich am richtigen Ort parken und aus meinem Hirn rausziehen – wie Dumbledore seine Erinnerungen in sein Denkarium parkte. Ah – was für ein Gefühl! Endlich Grillenzirpen im Kopf. Scherz – natürlich habe ich so mehr Zeit, mir über tausend andere Dinge Gedanken zu machen, aber zumindest bin ich dabei deutlich weniger gestresst 😋.

Du willst auch dein Second Brain?

Wie du dein für dich ideal maßgeschneidertes digitales “Second Brain” anlegst, lernst du übrigens in einem Modul von “Fempreneur” – dem Programm für Frauen*, die sich selbstständig machen wollen oder ihr Self-Management optimieren möchten. Melde dich gern hier an, um nicht zu verpassen, wenn es losgeht.

Fazit

Deine perfekte To-Do-Liste ist mehr als nur eine Sammlung von Aufgaben – sie ist ein durchdachtes System, das zu deinem Leben passt und mit dir wächst. Der Schlüssel liegt darin, realistisch zu planen, dein Energie-Budget zu kennen und die richtigen Tools zu nutzen, die dir den Alltag erleichtern statt zu verkomplizieren.

Eine gut gepflegte To-Do-Liste nimmt dir nicht nur den mentalen Ballast ab, ständig an alles denken zu müssen, sondern gibt dir auch das befriedigende Gefühl, wirklich etwas geschafft zu haben. Sie hilft dir, den Überblick über kleine und große Projekte zu behalten, ohne in Überforderung oder Prokrastination zu verfallen.

Was oft vergessen wird: Hinter jedem Organisationssystem steckt ein tieferes psychologisches Bedürfnis nach Sicherheit und Kontrolle. Wenn du dir ein “Second Brain” aufbaust, schenkst du dir selbst nicht nur Struktur, sondern auch Freiheit – die Freiheit, präsent zu sein, die Freiheit, ohne schlechtes Gewissen abzuschalten, und die Freiheit, deine mentale Energie für die Dinge einzusetzen, die dir wirklich wichtig sind. Mit jedem Task, den du durchdacht planst und erfolgreich abhakst, stärkst du nicht nur deine Selbstwirksamkeit, sondern baust auch Vertrauen in deine eigenen Fähigkeiten auf. Und dieses Vertrauen ist letztendlich das wertvollste Werkzeug, das du besitzen kannst – denn es trägt dich auch durch Zeiten, in denen nicht alles nach Plan läuft.

Letztendlich geht es nicht darum, möglichst viel in deinen Tag zu quetschen, sondern darum, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit mit der richtigen Energie zu erledigen. Dein “Second Brain” unterstützt dich dabei, bewusster mit deiner Zeit und Energie umzugehen – und das führt nicht nur zu mehr Produktivität, sondern auch zu mehr Zufriedenheit und Wohlbefinden.

Shoutout und Danke an Kritzelpixel deren Notion-Passion und Anleitung meine Basis und Inspiration für mein eigenes Template waren 💖

© Fotos: Midjourney & Privat